Bis anhin wurden sämtliche Resultate ausgedruckt und in einem Papierdossier gesammelt. Dabei wurden die erstellen Dateien oftmals nur ausgedruckt und gar nicht gespeichert. Zudem wurden die Formulare gar nicht vollständig ausgefüllt, so dass das ausgedruckte Blatt keinem Projekt zugewiesen werden konnte und keine Angaben zur Gültigkeit enthielt.

APIsol hat die Werkzeuge überarbeitet. Neu generieren diese keine Resultate, wenn keine vollständigen Projektangaben eingetragen worden sind. Diese Projektdaten können aus dem ERP importiert werden. Anhand dieser Angaben werden beim Speichern entsprechende Ablageorte vorgeschlagen.

Die Abteilung ist mittlerweile weitgehend papierlos.

Kalkulator-Schema

Vereinbarte Massnahmen

Die Arbeitsmittel funktionieren nur, wenn sämtliche Projektangaben eingetragen werden. Dadurch sind die Mitarbeiter gezwungen, zunächst ein Projekt im ERP zu eröffnen. Die Projektangaben können per Knopfdruck aus dem ERP importiert werden.

Sämtliche Projekte werden vorgängig im ERP erfasst und sämtliche digitalen Dokumente für alle zugänglich abgelegt.

Die separate Ablage der Papierdossiers wird abgeschafft und durch die Ablage der digitalen Daten auf dem Netzlaufwerk ersetzt.

Sämtliche Korrespondenz erfolgt über einen gemeinsamen E-Mail-Account, der von sämtlichen Mitarbeitern eingesehen werden kann. So kann bei Abwesenheiten ein Kollege dem Kunden kompetent Auskunft erteilen.

Bei grösseren Projekten können die Benutzer per Knopfdruck sämtliche Mails des Projektes in das Netzlaufwerk auf dem Server speichern. Die E-Mails werden dabei einheitlich benannt und in einer vorgegebenen Struktur abgelegt.

Beim Speichern der Excel-Tabellen wird automatisch der richtige Projektpfad und ein einheitlicher Dateiname vorgeschlagen, sowohl für die Tabelle selber, sowie für die abgeleiteten Dateien.

Die beim Auslegen möglichen Parameter und Eingaben werden eingeschränkt und lassen keine unmöglichen Kombinationen zu.

Ergebnis

Es werden keine Papierdossiers mehr angelegt und bewirtschaftet. Dadurch entfällt viel Aufwand und zudem entsteht freier Raum, der andersweitig genutzt werden kann.

Durch die einheitliche Ordnerstruktur sowie die eindeutige Bennenung der Datein auf dem Server kann jeder Mitarbeiter die Daten finden.

Sämtliche Korrespondenz erfolgt über einen gemeinsamen E-Mail-Account der von sämtlichen Mitarbeitern eingesehen werden kann. So kann bei Abwesenheiten ein Kollege anhand der Projektnummer die Projektinformationen finden und dem Kunden eine kompetente Auskunft erteilen.

Da keine Information mehr auf Papier ausgedruckt wird, erhält jeder Mitarbeiter die Daten in digitaler Form und kann diese kopieren und für den nächsten Arbeitsschritt benutzen.

Da sowohl die Projektdaten sowie die Korrespondenzen schnell gefunden werden, wird die Druchlaufzeit der Projekte sowie die Reaktionsgeschwindigkeit auf Kundenanfragen deutlich erhöht.

Das Bewirtschaften des Papierlagers, das Durchsuchen der Papierdossiers sowie das Reproduzieren lediglich ausgedruckter Informationen entfällt vollständig.