Dieses Fallbeispiel zeigt auf, mit wie wenigen Mitteln massive Einsparungen im Bürobereich vorgenommen werden können.

Probleme mit Status QUO

Da es das Papierdossier nur einmal gab, konnte immer nur ein Mitarbeiter daran arbeiten. Wenn ein Projekt Bestellungen für verschiedene Produkte enthielt, konnten diese nur gestaffelt abgearbeitet werden, was zu Totzeiten von mehreren Tagen führen konnte.

Wenn ein Dossier falsch einsortiert wurde, musste es lange gesucht werden, da es nicht reproduzierbar war.

Das Suchen erfolgte von Hand, in dem nach und nach die unterschiedlichen Ablageorte durchstöbert wurden. Oftmals wurden die Dossiers dann aber auf einem Arbeitsplatz gefunden, bei einem Mitarbeiter, der „nur kurz“ etwas nachschlagen wollte.

Zumal das Auffinden der Dossiers mitunter lange dauerte, konnte den Kunden am Telefon nicht sofort Auskunft erteilt werden. Den Kunden musste oftmals nach dem Auffinden des Dossiers zurückgerufen werden.

Handschriftliche Telefonnotizen waren oftmals nicht zu entziffern und zudem enthielten die Dossiers widersprüchliche oder veraltete Angaben.

Einziges Indiz dafür, wie viel Arbeit zu erledigen ist, war die Dicke des Papierstapels im Postfach. Der Umfang des ausgedruckten Ausschreibungstextes musste aber nicht zwingend ein Zusammenhang mit der Anzahl zu kalkulierenden Positionen haben.

Da ein Grossteil der Korrespondenz als Fax verschickt wurde, konnte zwar belegt werden, wem wann etwas geschickt worden war, aber der genaue Inhalt der Nachricht war nicht mehr nachvollziehbar.

Ergebnis

Durch diese Umstellungen werden in einem dreiköpfigen Team jährlich wiederkehrend 68’000 CHF eingespart.

Da sämtliche Anfragen, ungeachtet wie sie eingereicht werden, im Outlook als E-Mail abgelegt werden, hat jeder Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf alle Korrespondenz und sämtliche Anliegen können parallel bearbeitet werden.

Da sämtliche ausgehenden Nachrichten von einem gemeinsamen E-Mail-Konto aus verschickt werden und die Projektnummer im Betreff haben, können die Nachrichten einfach durchsucht werden. Dadurch sind die Unterlagen im Handumdrehen griffbereit.

Zwar müssen die eingehenden Anfragen immer noch nach Produkt und Fälligkeit gekennzeichnet werden. Dies geschieht nun aber über Kategorien im Outlook und die Sortierung nach Fälligkeit erfolgt automatisch.

Dadurch, dass unbehandelte Anfragen als ungelesen markiert sind, werden sie automatisch von Outlook zusammengezählt und geben so eine gute Übersicht über den Arbeitsvorrat.

Da sämtliche Informationen mit einem Autor und einem Datum versehen sind, sind einfache Rückschlüsse über die Gültigkeit der Angaben möglich und die Lesbarkeit digitaler Informationen ist ebenfalls gewährleistet.

Die Anzahl ausgedruckter Blätter reduzierte sich im ersten Jahr von 35’000 auf 4’800 Stück.

Da die Unterlagen nun schnell gefunden und Projektinformationen einfach zusammengetragen werden können, werden auch am Telefon kompetente Auskünfte erteilt.