Lieferantenanbindung

Viele Lieferanten oder Spediteure lagern heute die AVOR-Arbeit an die Kunden aus, in dem sie diese ihr Anliegen in einem Webshop erfassen lassen. Sie bieten aber zudem oft die Möglichkeit an, Daten über Schnittstellen oder spezifische Dateiformate auszutauschen. Dadurch können die Lieferanten direkt angebunden werden.

Dieses Beispiel zeigt, wie mit wenig Aufwand eine solche Anbindung gewinnbringend genutzt werden kann:

In der Preiskalkulation, in diesem Fall mehrere Excel-Tabellen, sind die Artikel des Lieferanten bereits hinterlegt. Ein einfaches VBA-Makro erstellt auf Knopfdruck eine E-Mail-Nachricht mitsamt Inhalt. Ferner wird eine XML-Datei erstellt und der Nachricht angehängt. Diese XML-Datei enthält sämtliche Bestellangaben. Sie wird wird von einem Mitarbeiter des Lieferanten in dessen ERP-System geladen und keine beteiligte Partei muss jedwelche Daten vervielfältigen.

Ergebnis

Der Bestellaufwand von täglich 8 mal 15 Minuten wurde auf wenige Sekunden reduziert. Das sind mehrere hundert Arbeitsstunden im Jahr!

Sämtliche Bestellungen haben sowohl Projekt- wie Produktbezeichnung, ja sogar einen Bezug zur Zeichnungsnummer vermerkt. Für die Mitarbeiter in der Produktion ist sofort ersichtlich, wo die gelieferten Bauteile einzubauen sind.

Die Buchhaltung erhält für jedes Projekt eine separate Rechnung, in der die Projektnummer vermerkt ist. Somit können die Kosten dem richtigen Kostenträger zugeordnet werden.

CAD-Konfigurator

APIsol durfte für eine Produktfamilie einen Konfigurator erstellen, der anhand des Bestellschlüssels automatisch Fertigungsunterlagen erstellt. Das Produkt kann vom Kunden beinahe beliebig konfiguriert werden. Die 37 Parameter ermöglichen über 100’000 Konfigurationen, von denen Jährlich rund 2’500 Verwendung finden.

Anhand des eindeutigen Produkt-Codes oder der einzelnen Parameter erstellt ein iAssembly eine Fertigungszeichnung mit sämtlichen Bestandteilen. Allenfalls notwendige Schneidkonturen werden als DXF abgelegt und direkt an die Schneidmaschine geschickt.

Die Benutzerschnittstelle wird durch eine Excel-Tabelle realisiert. Sämtliche Makros werden im GUI von Inventor gestartet.

Konfigurator-Schema

Arbeitsablauf mit Konfigurator

Die Excel-Tabelle eines iAssembly kann entweder über den einheitlichen Produkt-Code oder über dieselben Parameter, wie sie für die Auslegung verwendet wurden, angesteuert werden

Ein iLogic-Makro übergibt die Parameter an die Bestandteile der Baugruppe und steuert deren Sichtbarkeit sowie Stücklisteneinträge. Das Makro ist an einem zentralen Ort abgelegt und somit benutzen alle Arbeitsplätze dieselbe Version.

Nach optischer Kontrolle durch den Anwender wird über das nächste iLogic-Makro eine passende Zeichnungsvorlage geöffnet. Diese kann nun durch den Konstrukteur angepasst werden.

Ein weiteres iLogic-Makro löscht Zeichnungsblätter von Bestandteilen, welche bereits als Halbzeug auf Lager liegen und erstellt ein DXF der Schneidkonturen. Diese DXF-Files werden direkt an die Plasmaschneidmaschine in der Produktion geschickt.

Ein letztes iLogic-Makro speichert das PDF der Fertigungsunterlagen nach vorgegebenen Namen in einem einheitlichen Ordner.

Ergebnis

Der Aufwand zum Erstellen der Fertigungsunterlagen reduziert sich von durchschnittlich 45 auf 7 Minuten.

Einheitliche Ablage sämtlicher Fertigungsunterlagen ermöglicht ein automatisches Durchsuchen. Der Suchaufwand von 5 Minuten pro Geschäftsfall entfällt vollständig.

Durch die massstäbliche Darstellung der Zeichnungsansichten, das automatische Ermitteln der geometrischen Eigenschaften sowie die automatische Beschriftung der Bestandteile, enthalten die Fertigungsunterlagen weniger Fehler. Fehlproduktionen sind beinahe ausgeschlossen und Rückfragen aus der Produktion geschehen nur noch selten.

Alte oder ungültige Fertigungsunterlagen werden eindeutig gekennzeichnet und in Archivordner verschoben. Dadurch ist sichergestellt, dass keine veralteten Unterlagen in Umlauf gelangen.

Konstruktionsrichtlinien, sowie zur Verfügung stehende ERP-Artikel sind in der iAssembly-Tabelle zusammengetragen, so wurde das implizite Wissen der Konstrukteure verbindlich festgehalten.

ERP-Product-Builder

APIsol durfte für eine Produktfamilie, welche frei konfigurierbar ist und jährlich in über 2500 verschiedenen Konfigurationen vertrieben wird, einen Product-Builder im ERP realisieren.

Im ERP-Programm Microsoft AX werden die einzelnen Parameter und Optionen in einem Product-Builder eingetragen. AX startet Excel im Hintergrund, sucht nach festgelegten Listenpreisen oder ermittelt den Produktpreis und die zur Erstellung einer Stückliste im ERP notwendigen Angaben.

Während die Programmierung im ERP mittels X++ erfolgt, enthält das Excel ein VBA-Makro.

Arbeitsablauf mit Kalkulator

Anstatt hunderter Artikel für ein Produkt, gibt es nur noch einen Artikel, der über einen Product-Builder konfigurierbar ist.

Der Builder bietet eine Benutzeroberfläche, in der die gewünschten Parameter und Optionen gewählt werden können. Je nach getroffener Auswahl werden ungültige Optionen ausgeblendet.

Nach Beendigung des Builders wird automatisch der Produkt-Code erstellt und an eine Excel-Instanz, welche im Hintergrund läuft, übergeben.

Wenn für diese Konfiguration ein gültiger Listenpreis vorhanden ist, wird dieser verwendet, andernfalls wird der Preis kalkuliert und ins ERP zurückgegeben.

Nachdem der Preis bestimmt ist, wird der Artikelkonfiguration eine Stückliste angehängt, welche sämtliche Bestandteile des Produkts in der richtigen Menge und derselben Reihenfolge wie auf den Fertigungsunterlagen aufführt.

Ergebnis

Sowohl das manuelle Kalkulieren der Produktpreise, wie das Durchsuchen bestehender Kalkulationen und das Editieren der Stücklisten entfällt vollständig.

Die bis dato unzähligen Artikel wurden durch einen einzigen ERP-Artikel ersetzt. Allfällige Produktänderungen, wie z.B. die Änderung einer Materialbezeichnung, sind somit schnell eingepflegt.

Da die Eingaben des Benutzers beim Konfigurieren überwacht werden, wird die Auswahl zur Verfügung stehender Optionen je nach Wahl eingeschränkt und in Echtzeit auf Gültigkeit überprüft. Falsche Eingaben sind so unmöglich.

Sowohl Verkaufspreis wie Herstellkosten werden ins ERP übertragen. Dadurch wird die Marge immer korrekt ermittelt.

Jede Konfiguration erhält eine eindeutige Laufnummer sowie den vollständigen Produktnamen nach einheitlicher Nomenklatur. Dadurch ist eine detaillierte Umschlagsstatistik möglich.

Einzelne Konfigurationen haben einen Sollbestand sowie einen Lagerort hinterlegt, alle anderen werden just-in-time gefertigt.

Für jede Konfiguration wird eine Stückliste angelegt, welche sämtliche Einträge aus der Preiskalkulation enthält. Diese muss vom AVOR lediglich kontrolliert werden.

Das Rohmaterial sowie die Halbzeuge werden nach Freigabe automatisch aus dem Lager gebucht.

Marktgerechte und einheitliche Preisgestaltung für sämtliche Konfigurationen ist nun möglich. Da die Preisberechnung in nur einer zentralen Excel-Tabelle erfolgt, sind Anpassungen schnell vorgenommen.

Pilz-Preiskalkulation und -Generator

In diesem Projekt wird Excel zum Kalkulieren der Produktpreise und zum Erstellen der Offerte sowie der Fertigungsunterlagen eingesetzt.

Dem Mitarbeiter steht ein Excel-Worksheet zur Auslegung des Produkts zur Verfügung. In diesem Sheet werden die Anforderungen des Kunden und die Projektangaben aus dem ERP eingetragen. Als Resultat wird ein Produktvorschlag ausgegeben.

Beim Produkt handelt es sich um eine frei konfigurierbare Stahlkonstruktion, welche vorwiegend aus Platten und UNP-Profilen besteht. Den vier Grundtypen stehen jeweils bis zu 4 Einbauversionen zur Auswahl. Zudem sind die Abmessungen der Profile und Bleche, sowie die Schweissnähte frei wählbar. So ist eine beliebige Vielzahl von Konfigurationen dieses Produkts möglich.

RINO-Konfigurator-Schema 1.1

Das Resultat des Auslege-Excels wird mittels Copy&Paste in ein zweites Excel übertragen, in dem der Produktpreis ermittelt, die Offerte und die Fertigungsunterlagen erstellt werden. Da ein Projekt eine unterschiedlich grosse Anzahl von Produkten enthalten kann, können im Kalkulations-Excel per Knopfdruck weitere Zeilen hinzugefügt oder entfernt werden. Für jede Offertposition wird ein weiteres Kalkulationsblatt, sowie eine weitere Zeile in der Offerte eingefügt.

Der Offertentext ist als Tabellenblatt in mehreren Sprachen verfügbar und wird über Knopfdruck als PDF abgelegt, wobei anhand der eingegebenen Projektangaben der korrekte Speicherort sowie ein eindeutiger Dateiname vorgeschlagen wird.

Per Knopfdruck werden ausgehend von einer zentral abgelegten Baugruppe sämtliche verwendenten Bestandteile gemäss den getroffenen Einstellungen angepasst und im Projektordner abgelegt. Sämtliche Zeichnungseigenschaften werden vergeben und der Konstrukteur muss lediglich die Position der Masslinien korrigieren, bevor er die Zeichnungen als PDF und DXF ablegen kann.

Ergebnis

Durch eine Vereinheitlichung der Parameter sowie eine optimierte Anpassbarkeit der Preiskalkulation sind die Preise im Handumdrehen ermittelt.

Sowohl Layout- wie Fertigungszeichnungen werden ausschliesslich in Inventor auf Knopfdruck durch den Ingenieur erstellt und dem Konstrukteur übergeben. Es entfällt das Erstellen von Handskizzen und allfälligen Erklärungen, wie das Produkt auszusehen habe.

Das Erstellen der Fertigungsunterlagen dauert durchschnittlich 7 Minuten. Dadurch resultiert ein Zeitgewinn von bis zu 10 Stunden pro Projekt!

Da die Offerttexte im Excel erstellt werden, sind alle einheitlich und allfällige Änderungen können für sämtliche Offerten an einem zentralen Ort gemacht werden.

Excel als Drehscheibe

Bei diesem Beitrag wird Excel als Schnittstelle zwischen der kundeneigenen Auslege-Software, dem ERP und dem CAD verwendet. Es ist das tägliche Arbeitsinstrument von mehreren Mitarbeitern die damit jährlich über 10’000 Offertpositionen kalkulieren. In der Auslege-Software kann der Kunde seine Eckdaten eintragen und erhält einen Produktvorschlag. Beim Produkt handelt es sich um ein frei konfigurierbares Produkt das durch 123 Parameter beschrieben wird.

Arbeitsablauf mit Kalkulator

Sämtlicher Code, auch derjenige für die CAD-Programme, ist im Excel selber realisiert worden und kann so zentral für alle Arbeitsplätze gepflegt werden.

Nach dem Einfügen der Eingaben können ergänzende Eingaben in den gelben Zellen getroffen werden, bevor die einzelnen Buttons weitere Arbeitsschritte vornehmen.

Anhand der Projektdaten wird ein Speicherort und ein eindeutiger Dateiname verwendet.

Ergebnis

Bis anhin wurde eigens für dieses Produkt Solid Edge verwendet. Nun können Zeichnungen auch mit Inventor erstellt werden, so dass die Mitarbeiter nicht auf zwei separaten CAD-Programmen geschult werden müssen. Zudem entfallen später die Lizenzkosten für Solid Edge.

Das Kalkulieren einer Stützenposition dauert nur noch rund 5 Sekunden anstatt 30. Zudem ist die Anzahl vorzunehmender Einstellungen und notwendige Clicks auf beinahe die Hälfte reduziert worden. Bei über 10’000 Ausführungen pro Jahr stellt dies einen massiven Zeitgewinn dar.

Die zuständige Abteilung ist komplett papierlos, da sämtliche Tätigkeiten auf Knopfdruck direkt aus dem Excel erledigt werden. Die Arbeitsstunden werden beispielsweise direkt per E-Mail an die betroffene Abteilung gemeldet.

Das Excel deckt fast alle denkbaren Optionen ab und stellt Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung, so dass weniger Wissen notwendig ist und neue Mitarbeiter sich schneller mit dem Instrument zurecht finden.

Anstatt 77 Vorlagen für Solid Edge werden im Inventor nur noch deren 8 verwendet, die nur zwei Blätter enthalten, statt deren 4. Zudem ist sämtlicher Code nur noch im Excel zentral abgelegt. Nachträgliche Änderungen wie z.B. das Anpassen der Produktbezeichnung, können so einfach vorgenommen werden.

Papierloses Büro

Dieses Fallbeispiel zeigt auf, mit wie wenigen Mitteln massive Einsparungen im Bürobereich vorgenommen werden können.

Probleme mit Status QUO

Da es das Papierdossier nur einmal gab, konnte immer nur ein Mitarbeiter daran arbeiten. Wenn ein Projekt Bestellungen für verschiedene Produkte enthielt, konnten diese nur gestaffelt abgearbeitet werden, was zu Totzeiten von mehreren Tagen führen konnte.

Wenn ein Dossier falsch einsortiert wurde, musste es lange gesucht werden, da es nicht reproduzierbar war.

Das Suchen erfolgte von Hand, in dem nach und nach die unterschiedlichen Ablageorte durchstöbert wurden. Oftmals wurden die Dossiers dann aber auf einem Arbeitsplatz gefunden, bei einem Mitarbeiter, der „nur kurz“ etwas nachschlagen wollte.

Zumal das Auffinden der Dossiers mitunter lange dauerte, konnte den Kunden am Telefon nicht sofort Auskunft erteilt werden. Den Kunden musste oftmals nach dem Auffinden des Dossiers zurückgerufen werden.

Handschriftliche Telefonnotizen waren oftmals nicht zu entziffern und zudem enthielten die Dossiers widersprüchliche oder veraltete Angaben.

Einziges Indiz dafür, wie viel Arbeit zu erledigen ist, war die Dicke des Papierstapels im Postfach. Der Umfang des ausgedruckten Ausschreibungstextes musste aber nicht zwingend ein Zusammenhang mit der Anzahl zu kalkulierenden Positionen haben.

Da ein Grossteil der Korrespondenz als Fax verschickt wurde, konnte zwar belegt werden, wem wann etwas geschickt worden war, aber der genaue Inhalt der Nachricht war nicht mehr nachvollziehbar.

Ergebnis

Durch diese Umstellungen werden in einem dreiköpfigen Team jährlich wiederkehrend 68’000 CHF eingespart.

Da sämtliche Anfragen, ungeachtet wie sie eingereicht werden, im Outlook als E-Mail abgelegt werden, hat jeder Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf alle Korrespondenz und sämtliche Anliegen können parallel bearbeitet werden.

Da sämtliche ausgehenden Nachrichten von einem gemeinsamen E-Mail-Konto aus verschickt werden und die Projektnummer im Betreff haben, können die Nachrichten einfach durchsucht werden. Dadurch sind die Unterlagen im Handumdrehen griffbereit.

Zwar müssen die eingehenden Anfragen immer noch nach Produkt und Fälligkeit gekennzeichnet werden. Dies geschieht nun aber über Kategorien im Outlook und die Sortierung nach Fälligkeit erfolgt automatisch.

Dadurch, dass unbehandelte Anfragen als ungelesen markiert sind, werden sie automatisch von Outlook zusammengezählt und geben so eine gute Übersicht über den Arbeitsvorrat.

Da sämtliche Informationen mit einem Autor und einem Datum versehen sind, sind einfache Rückschlüsse über die Gültigkeit der Angaben möglich und die Lesbarkeit digitaler Informationen ist ebenfalls gewährleistet.

Die Anzahl ausgedruckter Blätter reduzierte sich im ersten Jahr von 35’000 auf 4’800 Stück.

Da die Unterlagen nun schnell gefunden und Projektinformationen einfach zusammengetragen werden können, werden auch am Telefon kompetente Auskünfte erteilt.

E-Mail-Ablage

APIsol kann mit den in Ihrem Betrieb vorhandenen Mitteln ein CRM erstellen, das genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist und beliebig erweitert werden kann.

Das Bearbeiten des Posteingangs kann in Betrieben mit verschiedenen Abteilungen und zuständigen Personen eine aufwändige und mühsame Tätigkeit darstellen.

Ergebnis

Da sämtliche Nachrichten auf den lokalen Server verschoben werden, ist Ihr Postfach niemals voll.

Da sämtliche Nachrichten in einer Datenbank gespeichert werden, können Sie alle Nachrichten anhand des Betreffs oder des Kontaktes schnell wieder finden.

Anhand weniger Kriterien wird die Nachricht richtig gekennzeichnet und an die betreffende Stelle weitergeleitet. Das Fällen von Entscheidungen entfällt komplett und die Anzahl vorzunehmender Manipulationen ist minimal.

Nun ist es unmöglich Nachrichten aus Versehen zu löschen oder ganze Ordner zu verschieben. Die Fehler bei der Zustellung werden minimal.

Abschaffung Dokumentablage

Bis anhin wurden sämtliche Resultate ausgedruckt und in einem Papierdossier gesammelt. Dabei wurden die erstellen Dateien oftmals nur ausgedruckt und gar nicht gespeichert. Zudem wurden die Formulare gar nicht vollständig ausgefüllt, so dass das ausgedruckte Blatt keinem Projekt zugewiesen werden konnte und keine Angaben zur Gültigkeit enthielt.

APIsol hat die Werkzeuge überarbeitet. Neu generieren diese keine Resultate, wenn keine vollständigen Projektangaben eingetragen worden sind. Diese Projektdaten können aus dem ERP importiert werden. Anhand dieser Angaben werden beim Speichern entsprechende Ablageorte vorgeschlagen.

Die Abteilung ist mittlerweile weitgehend papierlos.

Kalkulator-Schema

Vereinbarte Massnahmen

Die Arbeitsmittel funktionieren nur, wenn sämtliche Projektangaben eingetragen werden. Dadurch sind die Mitarbeiter gezwungen, zunächst ein Projekt im ERP zu eröffnen. Die Projektangaben können per Knopfdruck aus dem ERP importiert werden.

Sämtliche Projekte werden vorgängig im ERP erfasst und sämtliche digitalen Dokumente für alle zugänglich abgelegt.

Die separate Ablage der Papierdossiers wird abgeschafft und durch die Ablage der digitalen Daten auf dem Netzlaufwerk ersetzt.

Sämtliche Korrespondenz erfolgt über einen gemeinsamen E-Mail-Account, der von sämtlichen Mitarbeitern eingesehen werden kann. So kann bei Abwesenheiten ein Kollege dem Kunden kompetent Auskunft erteilen.

Bei grösseren Projekten können die Benutzer per Knopfdruck sämtliche Mails des Projektes in das Netzlaufwerk auf dem Server speichern. Die E-Mails werden dabei einheitlich benannt und in einer vorgegebenen Struktur abgelegt.

Beim Speichern der Excel-Tabellen wird automatisch der richtige Projektpfad und ein einheitlicher Dateiname vorgeschlagen, sowohl für die Tabelle selber, sowie für die abgeleiteten Dateien.

Die beim Auslegen möglichen Parameter und Eingaben werden eingeschränkt und lassen keine unmöglichen Kombinationen zu.

Ergebnis

Es werden keine Papierdossiers mehr angelegt und bewirtschaftet. Dadurch entfällt viel Aufwand und zudem entsteht freier Raum, der andersweitig genutzt werden kann.

Durch die einheitliche Ordnerstruktur sowie die eindeutige Bennenung der Datein auf dem Server kann jeder Mitarbeiter die Daten finden.

Sämtliche Korrespondenz erfolgt über einen gemeinsamen E-Mail-Account der von sämtlichen Mitarbeitern eingesehen werden kann. So kann bei Abwesenheiten ein Kollege anhand der Projektnummer die Projektinformationen finden und dem Kunden eine kompetente Auskunft erteilen.

Da keine Information mehr auf Papier ausgedruckt wird, erhält jeder Mitarbeiter die Daten in digitaler Form und kann diese kopieren und für den nächsten Arbeitsschritt benutzen.

Da sowohl die Projektdaten sowie die Korrespondenzen schnell gefunden werden, wird die Druchlaufzeit der Projekte sowie die Reaktionsgeschwindigkeit auf Kundenanfragen deutlich erhöht.

Das Bewirtschaften des Papierlagers, das Durchsuchen der Papierdossiers sowie das Reproduzieren lediglich ausgedruckter Informationen entfällt vollständig.