Lieferantenanbindung

Viele Lieferanten oder Spediteure lagern heute die AVOR-Arbeit an die Kunden aus, in dem sie diese ihr Anliegen in einem Webshop erfassen lassen. Sie bieten aber zudem oft die Möglichkeit an, Daten über Schnittstellen oder spezifische Dateiformate auszutauschen. Dadurch können die Lieferanten direkt angebunden werden.

Dieses Beispiel zeigt, wie mit wenig Aufwand eine solche Anbindung gewinnbringend genutzt werden kann:

In der Preiskalkulation, in diesem Fall mehrere Excel-Tabellen, sind die Artikel des Lieferanten bereits hinterlegt. Ein einfaches VBA-Makro erstellt auf Knopfdruck eine E-Mail-Nachricht mitsamt Inhalt. Ferner wird eine XML-Datei erstellt und der Nachricht angehängt. Diese XML-Datei enthält sämtliche Bestellangaben. Sie wird wird von einem Mitarbeiter des Lieferanten in dessen ERP-System geladen und keine beteiligte Partei muss jedwelche Daten vervielfältigen.

Ergebnis

Der Bestellaufwand von täglich 8 mal 15 Minuten wurde auf wenige Sekunden reduziert. Das sind mehrere hundert Arbeitsstunden im Jahr!

Sämtliche Bestellungen haben sowohl Projekt- wie Produktbezeichnung, ja sogar einen Bezug zur Zeichnungsnummer vermerkt. Für die Mitarbeiter in der Produktion ist sofort ersichtlich, wo die gelieferten Bauteile einzubauen sind.

Die Buchhaltung erhält für jedes Projekt eine separate Rechnung, in der die Projektnummer vermerkt ist. Somit können die Kosten dem richtigen Kostenträger zugeordnet werden.

Excel als Drehscheibe

Bei diesem Beitrag wird Excel als Schnittstelle zwischen der kundeneigenen Auslege-Software, dem ERP und dem CAD verwendet. Es ist das tägliche Arbeitsinstrument von mehreren Mitarbeitern die damit jährlich über 10’000 Offertpositionen kalkulieren. In der Auslege-Software kann der Kunde seine Eckdaten eintragen und erhält einen Produktvorschlag. Beim Produkt handelt es sich um ein frei konfigurierbares Produkt das durch 123 Parameter beschrieben wird.

Arbeitsablauf mit Kalkulator

Sämtlicher Code, auch derjenige für die CAD-Programme, ist im Excel selber realisiert worden und kann so zentral für alle Arbeitsplätze gepflegt werden.

Nach dem Einfügen der Eingaben können ergänzende Eingaben in den gelben Zellen getroffen werden, bevor die einzelnen Buttons weitere Arbeitsschritte vornehmen.

Anhand der Projektdaten wird ein Speicherort und ein eindeutiger Dateiname verwendet.

Ergebnis

Bis anhin wurde eigens für dieses Produkt Solid Edge verwendet. Nun können Zeichnungen auch mit Inventor erstellt werden, so dass die Mitarbeiter nicht auf zwei separaten CAD-Programmen geschult werden müssen. Zudem entfallen später die Lizenzkosten für Solid Edge.

Das Kalkulieren einer Stützenposition dauert nur noch rund 5 Sekunden anstatt 30. Zudem ist die Anzahl vorzunehmender Einstellungen und notwendige Clicks auf beinahe die Hälfte reduziert worden. Bei über 10’000 Ausführungen pro Jahr stellt dies einen massiven Zeitgewinn dar.

Die zuständige Abteilung ist komplett papierlos, da sämtliche Tätigkeiten auf Knopfdruck direkt aus dem Excel erledigt werden. Die Arbeitsstunden werden beispielsweise direkt per E-Mail an die betroffene Abteilung gemeldet.

Das Excel deckt fast alle denkbaren Optionen ab und stellt Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung, so dass weniger Wissen notwendig ist und neue Mitarbeiter sich schneller mit dem Instrument zurecht finden.

Anstatt 77 Vorlagen für Solid Edge werden im Inventor nur noch deren 8 verwendet, die nur zwei Blätter enthalten, statt deren 4. Zudem ist sämtlicher Code nur noch im Excel zentral abgelegt. Nachträgliche Änderungen wie z.B. das Anpassen der Produktbezeichnung, können so einfach vorgenommen werden.

Papierloses Büro

Dieses Fallbeispiel zeigt auf, mit wie wenigen Mitteln massive Einsparungen im Bürobereich vorgenommen werden können.

Probleme mit Status QUO

Da es das Papierdossier nur einmal gab, konnte immer nur ein Mitarbeiter daran arbeiten. Wenn ein Projekt Bestellungen für verschiedene Produkte enthielt, konnten diese nur gestaffelt abgearbeitet werden, was zu Totzeiten von mehreren Tagen führen konnte.

Wenn ein Dossier falsch einsortiert wurde, musste es lange gesucht werden, da es nicht reproduzierbar war.

Das Suchen erfolgte von Hand, in dem nach und nach die unterschiedlichen Ablageorte durchstöbert wurden. Oftmals wurden die Dossiers dann aber auf einem Arbeitsplatz gefunden, bei einem Mitarbeiter, der „nur kurz“ etwas nachschlagen wollte.

Zumal das Auffinden der Dossiers mitunter lange dauerte, konnte den Kunden am Telefon nicht sofort Auskunft erteilt werden. Den Kunden musste oftmals nach dem Auffinden des Dossiers zurückgerufen werden.

Handschriftliche Telefonnotizen waren oftmals nicht zu entziffern und zudem enthielten die Dossiers widersprüchliche oder veraltete Angaben.

Einziges Indiz dafür, wie viel Arbeit zu erledigen ist, war die Dicke des Papierstapels im Postfach. Der Umfang des ausgedruckten Ausschreibungstextes musste aber nicht zwingend ein Zusammenhang mit der Anzahl zu kalkulierenden Positionen haben.

Da ein Grossteil der Korrespondenz als Fax verschickt wurde, konnte zwar belegt werden, wem wann etwas geschickt worden war, aber der genaue Inhalt der Nachricht war nicht mehr nachvollziehbar.

Ergebnis

Durch diese Umstellungen werden in einem dreiköpfigen Team jährlich wiederkehrend 68’000 CHF eingespart.

Da sämtliche Anfragen, ungeachtet wie sie eingereicht werden, im Outlook als E-Mail abgelegt werden, hat jeder Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf alle Korrespondenz und sämtliche Anliegen können parallel bearbeitet werden.

Da sämtliche ausgehenden Nachrichten von einem gemeinsamen E-Mail-Konto aus verschickt werden und die Projektnummer im Betreff haben, können die Nachrichten einfach durchsucht werden. Dadurch sind die Unterlagen im Handumdrehen griffbereit.

Zwar müssen die eingehenden Anfragen immer noch nach Produkt und Fälligkeit gekennzeichnet werden. Dies geschieht nun aber über Kategorien im Outlook und die Sortierung nach Fälligkeit erfolgt automatisch.

Dadurch, dass unbehandelte Anfragen als ungelesen markiert sind, werden sie automatisch von Outlook zusammengezählt und geben so eine gute Übersicht über den Arbeitsvorrat.

Da sämtliche Informationen mit einem Autor und einem Datum versehen sind, sind einfache Rückschlüsse über die Gültigkeit der Angaben möglich und die Lesbarkeit digitaler Informationen ist ebenfalls gewährleistet.

Die Anzahl ausgedruckter Blätter reduzierte sich im ersten Jahr von 35’000 auf 4’800 Stück.

Da die Unterlagen nun schnell gefunden und Projektinformationen einfach zusammengetragen werden können, werden auch am Telefon kompetente Auskünfte erteilt.

E-Mail-Ablage

APIsol kann mit den in Ihrem Betrieb vorhandenen Mitteln ein CRM erstellen, das genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist und beliebig erweitert werden kann.

Das Bearbeiten des Posteingangs kann in Betrieben mit verschiedenen Abteilungen und zuständigen Personen eine aufwändige und mühsame Tätigkeit darstellen.

Ergebnis

Da sämtliche Nachrichten auf den lokalen Server verschoben werden, ist Ihr Postfach niemals voll.

Da sämtliche Nachrichten in einer Datenbank gespeichert werden, können Sie alle Nachrichten anhand des Betreffs oder des Kontaktes schnell wieder finden.

Anhand weniger Kriterien wird die Nachricht richtig gekennzeichnet und an die betreffende Stelle weitergeleitet. Das Fällen von Entscheidungen entfällt komplett und die Anzahl vorzunehmender Manipulationen ist minimal.

Nun ist es unmöglich Nachrichten aus Versehen zu löschen oder ganze Ordner zu verschieben. Die Fehler bei der Zustellung werden minimal.

Abschaffung Dokumentablage

Bis anhin wurden sämtliche Resultate ausgedruckt und in einem Papierdossier gesammelt. Dabei wurden die erstellen Dateien oftmals nur ausgedruckt und gar nicht gespeichert. Zudem wurden die Formulare gar nicht vollständig ausgefüllt, so dass das ausgedruckte Blatt keinem Projekt zugewiesen werden konnte und keine Angaben zur Gültigkeit enthielt.

APIsol hat die Werkzeuge überarbeitet. Neu generieren diese keine Resultate, wenn keine vollständigen Projektangaben eingetragen worden sind. Diese Projektdaten können aus dem ERP importiert werden. Anhand dieser Angaben werden beim Speichern entsprechende Ablageorte vorgeschlagen.

Die Abteilung ist mittlerweile weitgehend papierlos.

Kalkulator-Schema

Vereinbarte Massnahmen

Die Arbeitsmittel funktionieren nur, wenn sämtliche Projektangaben eingetragen werden. Dadurch sind die Mitarbeiter gezwungen, zunächst ein Projekt im ERP zu eröffnen. Die Projektangaben können per Knopfdruck aus dem ERP importiert werden.

Sämtliche Projekte werden vorgängig im ERP erfasst und sämtliche digitalen Dokumente für alle zugänglich abgelegt.

Die separate Ablage der Papierdossiers wird abgeschafft und durch die Ablage der digitalen Daten auf dem Netzlaufwerk ersetzt.

Sämtliche Korrespondenz erfolgt über einen gemeinsamen E-Mail-Account, der von sämtlichen Mitarbeitern eingesehen werden kann. So kann bei Abwesenheiten ein Kollege dem Kunden kompetent Auskunft erteilen.

Bei grösseren Projekten können die Benutzer per Knopfdruck sämtliche Mails des Projektes in das Netzlaufwerk auf dem Server speichern. Die E-Mails werden dabei einheitlich benannt und in einer vorgegebenen Struktur abgelegt.

Beim Speichern der Excel-Tabellen wird automatisch der richtige Projektpfad und ein einheitlicher Dateiname vorgeschlagen, sowohl für die Tabelle selber, sowie für die abgeleiteten Dateien.

Die beim Auslegen möglichen Parameter und Eingaben werden eingeschränkt und lassen keine unmöglichen Kombinationen zu.

Ergebnis

Es werden keine Papierdossiers mehr angelegt und bewirtschaftet. Dadurch entfällt viel Aufwand und zudem entsteht freier Raum, der andersweitig genutzt werden kann.

Durch die einheitliche Ordnerstruktur sowie die eindeutige Bennenung der Datein auf dem Server kann jeder Mitarbeiter die Daten finden.

Sämtliche Korrespondenz erfolgt über einen gemeinsamen E-Mail-Account der von sämtlichen Mitarbeitern eingesehen werden kann. So kann bei Abwesenheiten ein Kollege anhand der Projektnummer die Projektinformationen finden und dem Kunden eine kompetente Auskunft erteilen.

Da keine Information mehr auf Papier ausgedruckt wird, erhält jeder Mitarbeiter die Daten in digitaler Form und kann diese kopieren und für den nächsten Arbeitsschritt benutzen.

Da sowohl die Projektdaten sowie die Korrespondenzen schnell gefunden werden, wird die Druchlaufzeit der Projekte sowie die Reaktionsgeschwindigkeit auf Kundenanfragen deutlich erhöht.

Das Bewirtschaften des Papierlagers, das Durchsuchen der Papierdossiers sowie das Reproduzieren lediglich ausgedruckter Informationen entfällt vollständig.